El éxito y la rentabilidad de tu empresa dependen de la eficiencia de la flota. Por suerte, en la actualidad existen muchas herramientas que te pueden ayudar a reducir al mínimo los costes, optimizar los procesos y gestionar el tiempo de la manera adecuada.
Pese a eso, muchos gestores de flotas siguen obstinados en utilizar métodos de gestión anticuados con amplio margen de mejora. La pizarra y el papel fueron la norma para gestionar flotas durante años, pero estos procedimientos no solo son desorganizados, sino que tampoco fomentan el correcto trabajo en equipo.
Una estrategia de gestión de flotas que dé prioridad al análisis de datos y la colaboración será la mejor opción a la hora de hacer tu flota más eficiente. El enfoque actual y más conocido se centra en la instalación de un software de gestión de flotas para sacar el máximo partido a tus datos, pero esta no es la única manera.
En este artículo te traemos algunos trucos que te permitirán aumentar la eficiencia de tu flota en todas sus operaciones.
Implantar un software de gestión de flotas
Implementar un software de gestión de flotas te permitirá optimizar los procesos obteniendo información en tiempo real. El software registra los datos de tus vehículos a través de un sistema telemático y los centraliza en un solo programa. También te ayudará a mejorar la comunicación del equipo y armonizar las tareas diarias.
De acuerdo a un estudio del Observatorio de Movilidad Arval de 2019, los gestores utilizan estos software de gestión para localizar vehículos (54%), mejorar el comportamiento de los conductores (46%), reducir costes (17%) y optimizar rutas (29%).
Aunque la implementación de un nuevo software suena complicado, estos sistemas son fáciles de usar. Deberás definir los distintos niveles de acceso de tu equipo al software y sus funciones, así como los KPI de medición de avances y los protocolos para la mejora continua de las tareas.
Pero el éxito del software de gestión de flotas dependerá del nivel de comunicación con tu equipo. En los canales de comunicación deberán circular todos los comentarios, dudas, opiniones e incluso críticas del sistema. Esta retroalimentación te ayudará a saber si lo que se hace a diario funciona o no.
Ahorrar combustible
El combustible es uno de los gastos centrales de muchas empresas, en especial si operan en el sector del transporte.
Ahorrar combustible es necesario para asegurar la rentabilidad del negocio a largo plazo, pero no es fácil.
Requiere realizar un control de las operaciones de la flota para asegurar la correcta gestión del combustible y la optimización de gastos. Utilizar un sistema de posicionamiento global (GPS) es una de las formas más efectivas de gestionar y controlar los gastos de tu flota.
El GPS te permitirá analizar en tiempo real la distancia recorrida, las paradas realizadas y las zonas de reparto, entre otros. Con estos datos, podrás planear estratégicamente las rutas de cada vehículo.
Otros procesos también deberán ser controlados para ahorrar combustible. El gestor deberá asegurarse del mantenimiento de la flota de vehículos, que los conductores realicen las mejores rutas y que las estaciones de servicio escogidas para repostar presenten los mejores precios.
Asimismo, deberá vigilar las actitudes al volante de los conductores. Según datos recogidos por la Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos (EPA), una conducción agresiva disminuye el rendimiento del combustible entre un 15% y un 30%, y en tráfico lento entre un 10% y un 40%.
Centralizar los datos de la flota
Tu flota puede contar con pocos vehículos, pero cada vez que uno de ellos se pone en movimiento genera una gran cantidad de información. Para usar estos datos como ventaja competitiva, no solo debemos reunirlos, sino también analizarlos correctamente.
Te recomendamos implementar un software de tecnología avanzada que unifique todo ese exceso de información. Centralizar todos los datos de tu flota en un solo programa, te ayudará a tomar decisiones óptimas de forma más rápida y estratégica sobre cómo mejorar la eficiencia de tu flota.
A través de estos software podrás agrupar información sobre proveedores, utilización de la flota, cargas de combustible, vencimiento de documentos, notificaciones de multas, datos sobre todos los gastos y vigencia de los seguros. Todo en un mismo programa.
También dispondrás de una vista panorámica de las operaciones, con información simplificada a la que tu equipo tendrá acceso en cualquier momento. Extraer los datos más relevantes, realizar un análisis en tiempo real y actuar en el momento apropiado es vital para garantizar la rentabilidad operativa y financiera de la empresa.
Mantenimientos planificados de la flota
Cuando se trata del mantenimiento de la flota de vehículos, es imprescindible adoptar una actitud proactiva.
Solo así podrás anticiparte a los eventos, aprovechar al máximo el tiempo de uso de tu flota y aminorar el coste que se produce cuando un vehículo está inactivo.
Este enfoque proactivo del mantenimiento de la flota de vehículos, se puede realizar desde dos perspectivas diferentes, pero que a la vez son complementarias: el mantenimiento predictivo y el mantenimiento preventivo.
El mantenimiento predictivo se beneficia del análisis de datos para realizar predicciones del mantenimiento de los vehículos. A través de un plan detallado para la flota, el gestor se asegura de la correcta conservación de los vehículos y se asegura de maximizar tanto su vida útil como la productividad que aporte a la actividad empresarial.
El mantenimiento preventivo consiste en estructurar un plan de mantenimiento preventivo de la flota de vehículos y comunicarlo a las partes interesadas.
Del éxito del mismo dependerá no tener que hacer frente a reparaciones de emergencia de un vehículo y ver comprometida su productividad por restar inactivo durante un tiempo no programado.
Conclusión
Una correcta gestión de flotas repercutirá directamente en la productividad, el ahorro de costes y la satisfacción de los clientes de tu empresa. Esperamos que alguna de estas herramientas de gestión de flotas se convierta en tu mejor aliada a la hora de mejorar la rentabilidad y eficiencia de la misma.
