En buena medida, el éxito de las organizaciones depende de su capacidad de enfrentarse a la incertidumbre, estar alineadas con las tendencias de mercado y conocer qué funciona y qué puntos se pueden mejorar en su desempeño.
Un programa de Business Intelligence está capacitado para hacerlo y brindar información de todos los elementos que conciernen a un negocio. Veamos de qué manera lo consigue.
¿Qué es Business Intelligence?
La inteligencia de negocio es el conjunto de metodologías y recursos que permiten convertir en información los datos que se generan en torno a una empresa y transformarla posteriormente en conocimiento relevante para la compañía.
El proceso complejo que es Business Intelligence se inicia con la recopilación de datos y demanda su tratamiento, análisis y una visualización amigable de los mismos para que sean comprensibles por todo el equipo de negocio.
El desarrollo tecnológico ha permitido la aparición de herramientas de Business Intelligence cada vez más sofisticadas, capaces de poner en valor los comportamientos vinculados a la empresa, ayudando a tomar las mejores decisiones.
¿Qué son las herramientas de Business Intelligence?
Un informe de Mordor Intelligence observa que el crecimiento del mercado de la inteligencia de negocio pasará de los 20.516 mil millones de dólares en 2020 a los 40.500 en 2026. En ese crecimiento resultan troncales las herramientas de Business Intelligence.
La función de los softwares de BI es recoger diferentes tipos de datos relacionados con el negocio y, a partir de ellos, generar informes, gráficos o tablas estructuradas de una forma sencilla y amigable.
Los datos son, pues, el alimento de los programas de Business Intelligence. Estos pueden ser recientes o históricos y provenir tanto de fuentes internas como externas al desempeño de la compañía.
Ventajas de usar Business Intelligence en tus negocios
Todos los elementos de Business Intelligence están orientados a lograr una mejora de los resultados y la productividad a partir de procedimientos enfocados en agilizar y optimizar la toma de decisiones. Estas son algunas de sus principales ventajas:
Datos centralizados
Las herramientas de Business Intelligence permiten reunir todos los datos del negocio en una sola herramienta, lo que implica considerables beneficios:
- Optimiza la gestión. El hecho de que los datos se encuentren en un mismo espacio permite que los interesados puedan acceder a ellos de forma rápida cuando lo necesitan.
- Evita errores y duplicidades. En empresas que gestionan gran cantidad de datos es habitual que se introduzca mal una cifra o nombre o que el mismo dato esté ubicado en dos espacios diferentes. Esto genera confusión y una considerable pérdida de tiempo.
- Mejora la atención y la experiencia del cliente. Los empleados trabajan con los mismos datos y conocimientos y, por lo tanto, evitan ofrecer informaciones contradictorias o equívocas ante cualquier consulta.
Beneficia la interacción entre departamentos. Los equipos de la empresa pueden trabajar de forma sincronizada y coordinada.
Autosuficiencia
Cualquier miembro del equipo puede tener acceso a los datos procesados y entender las previsiones o el histórico de resultados en un punto concreto, aprovechando los beneficios de la visualización de datos.
Gracias a Business Intelligence, no solo las divisiones tecnológicas entienden las cifras de negocio, sino que cualquier empleado que accede a ellas cuenta con información que permite tomar decisiones autónomas sin depender de otro departamento.
Informes automáticos
Con las herramientas de análisis de datos, se acabó el hacer decenas de informes diferentes introduciendo manualmente datos en Excel, con el consiguiente riesgo de confusiones que afecten al conjunto.
Estos softwares facilitan la automatización. Basta con señalar el periodo de tiempo y el producto o servicio sobre el que queremos el informe y la herramienta lo generará. Además, permite descargar un gráfico o parte del mismo e integrarlo en una presentación.
Reduce los costes empresariales
Predecir las ventas, analizar los comportamientos de los usuarios, valorar en tiempo real los procesos empresariales… Son muchas las funciones de las herramientas de Business Intelligence y todas tienen un objetivo común: aumentar la eficacia y la productividad.
Todo ello genera un ahorro considerable de tiempo, facilitando que los profesionales que antes se dedicaban a tareas repetitivas se ocupen ahora de aspectos productivos para el negocio. A partir de ahí, la reducción de los costes y el aumento de los ingresos es un hecho.
Tipos de herramientas de BI
Son varios los elementos de Business Intelligence que repercuten en beneficio del negocio. En función de los intereses de quienes trabajan con softwares de BI, podemos encontrar varias tipologías. Veamos cuáles son:
Herramientas para la gestión de datos (Data Management Tools)
Permiten mantener el orden y estructurar de forma cualitativa los datos que recoge la empresa. Estos pueden obtenerse a partir de las interacciones de los propios empleados o provenir de la comunicación con usuarios, clientes, proveedores o redes sociales, entre otros.
Las herramientas reciben, recopilan y almacenan los datos y los asignan a los espacios indicados para que después sean analizados según las necesidades, con fiabilidad, seguridad y eficiencia.
Aplicaciones para descubrir nuevos datos (Data Discovery Tools)
Poder revelar patrones y tendencias resulta una ayuda extraordinaria para establecer estrategias de negocio y previsiones de resultados y comportamientos futuros. Para hacerlo es necesario un software con la capacidad de interpretar los datos que se han extraído.
Y eso es lo que consigue este tipo de herramientas de Business Intelligence, capaces de realizar una prospección profunda en el conjunto de datos y ofrecer información valiosa sobre el desempeño actual y un análisis predictivo que apunte posibles mejoras futuras.
Herramientas de reporting
Gracias a ellas, la información recogida y tratada se presenta de una forma sencilla y visual para que pueda ser analizada y comprendida por profesionales sin conocimiento técnico elevado.
Estas herramientas elaboran un análisis a partir de los datos que permite identificar tendencias de mercado y estructura esta información en paneles de control, gráficos o modelos que en un golpe de vista permiten comprender la situación y la previsión del negocio.
Conclusiones
Cualquier proceso de toma de decisión en una empresa ha de estar sustentado en la información previa. Y lo recomendable es que esta incluya a la compañía, pero también a todo el entorno, ya sean clientes, proveedores o competidores de la industria.
Las herramientas de Business Intelligence permiten trabajar con una cantidad de datos que resultaría imposible recopilar y analizar por un ser humano.
Gracias a su labor es posible optimizar la eficacia de las empresas, conseguir mayor fluidez en las operaciones, ahorrar costes e identificar nuevas oportunidades. En pocas palabras: mejorar el negocio.
